Politique sur la protection des renseignements personnels

La présente politique sur la protection des renseignements personnels vise à vous informer de la manière dont l'Ordre des pharmaciens du Québec (ci-après « l'Ordre ») recueille, utilise, communique, conserve et détruit vos renseignements personnels, dans la mesure prévue aux lois et règlements applicables en la matière, notamment le Code des professions, la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information.

L’Ordre traitera vos renseignements personnels conformément à cette politique, sauf si vous l’avez autorisé à les traiter autrement.

La politique s’applique à tous les renseignements personnels vous concernant que l’Ordre recueille, utilise, communique, conserve ou détruit, et ce, quel qu’en soit le support ou la provenance.

Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier. Les coordonnées, l’adresse courriel, la date de naissance, le numéro de membre et les renseignements bancaires en sont des exemples.

1. L’Ordre est responsable des renseignements personnels vous concernant qu’il détient ou gère

L’Ordre est responsable de protéger la confidentialité des renseignements personnels dont il a le contrôle, c’est-à-dire ceux qu’il recueille, utilise, communique, conserve ou détruit. Ces renseignements peuvent concerner, par exemple, des pharmaciens (membres de l’Ordre), d’anciens membres, des étudiants en pharmacie ou des tiers.

La politique sera appliquée par le personnel de l’Ordre et, dans une moindre mesure, par les étudiants ou stagiaires que l’Ordre accueille à l’occasion en son sein, par les administrateurs ainsi que par les contractants responsables de la gestion et du maintien de nos systèmes informationnels. Afin de s’assurer de bien protéger vos renseignements personnels, l’Ordre voit à sensibiliser et informer adéquatement son personnel eu égard aux obligations qui lui incombent en vertu de cette politique.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de l’Ordre est Mme Manon Lambert, directrice générale et secrétaire. Celle-ci est chargée du respect de la présente politique et des lois en vigueur.

Si vous avez des commentaires ou des questionnements au sujet de la présente politique ou de la manière dont l’Ordre gère vos renseignements personnels, ou encore si vous souhaitez porter plainte à cet égard, vous pouvez ainsi vous adresser par écrit à :

Mme Manon Lambert, directrice générale et secrétaire
Ordre des pharmaciens du Québec
266 Notre-Dame Ouest, bureau 301
Montréal (Québec) H2Y 1T6
Télécopieur : 514 284-2285
Courriel : dg@opq.org

Vous pouvez également porter plainte par écrit à la Commission d’accès à l’information. L’information pertinente à ce sujet se trouve sur le site web de la Commission.

2. Avant de recueillir vos renseignements personnels, l’Ordre détermine les fins de la collecte

Au moment où l’Ordre recueille vos renseignements personnels, les raisons pour lesquelles il procède à cette collecte sont déjà établies. Dans la majorité des cas, l’Ordre a besoin de ces renseignements afin de traiter une demande de votre part, de contrôler l’exercice de la profession et, plus largement, afin de réaliser sa mission de protection du public.

Plus spécifiquement, et de façon non limitative, les renseignements personnels que l’Ordre recueille à votre sujet peuvent servir aux fins suivantes, selon le cas :

  • Pour traiter votre demande d’inscription au registre des étudiants;
  • Pour traiter votre demande d’équivalence de diplôme et de la formation;
  • Pour traiter votre demande de reconnaissance de vos qualifications professionnelles en vertu d’un arrangement de reconnaissance mutuelle (ARM);
  • Pour traiter votre demande de délivrance d’un permis d’exercice;
  • Pour traiter votre demande d’inscription ou de réinscription au tableau de l’Ordre;
  • Pour traiter les différentes opérations relatives aux pharmacies (ouverture, fermeture, déménagement, achat, vente, association, dissociation);
  • Pour traiter les différentes opérations relatives à l’exercice en société (création, renouvellement, modification, dissolution);
  • Pour traiter votre demande d’actualisation;
  • Pour procéder à votre paiement d’un service, que celui-ci s’effectue en ligne ou par tout autre moyen;
  • Pour traiter votre inscription à des formations ou des activités de l’Ordre;
  • Pour gérer votre dossier de formation continue;
  • Pour accréditer des formations ou vous confier le développement de formations;
  • Pour mener à bien les activités d’inspection professionnelle;
  • Pour mener une enquête disciplinaire;
  • Pour mener une enquête en usurpation de titre ou en exercice illégal;
  • Pour gérer le programme Alerte;
  • Pour permettre aux membres de l’Ordre de vérifier si un médecin est autorisé à
  • prescrire la méthadone;
  • Pour vous acheminer des publications de l’Ordre;
  • Pour vous faire parvenir des invitations à des activités de l’Ordre;
  • Pour faire droit à certaines demandes de liste;
  • Pour répondre à toute autre demande de votre part ou de la part d’une autre personne ou organisation que vous avez autorisée à s’enquérir auprès de l’Ordre à votre sujet;
  • Pour les élections au Conseil d’administration de l’Ordre;
  • Pour votre candidature sur des comités ou des groupes de travail de l’Ordre;
  • Pour communiquer avec vous, dans le cadre de la poursuite de la mission de l’Ordre ou de ses activités.

L’Ordre informe la personne auprès de laquelle il recueille des renseignements personnels des raisons de cette collecte. Par ailleurs, les fins de la collecte peuvent parfois être implicites, notamment lorsque les renseignements sont recueillis par le biais d’un formulaire de demande que vous remplissez.

Néanmoins, dans certains cas autorisés par la loi, par exemple dans le cadre d’une enquête menée par le syndic, il se peut que la personne à qui il est demandé de fournir des renseignements ne soit pas informée des fins de la collecte.

Il est possible que certains renseignements personnels servent à plusieurs fins. Par exemple, le domicile professionnel d’un membre peut, entre autres, servir à traiter sa demande d’inscription annuelle au tableau de l’Ordre, à procéder à son inspection professionnelle, à mener une enquête ou encore à communiquer avec lui dans le cadre des activités de l’Ordre.

3. L’Ordre ne recueille que les renseignements personnels nécessaires aux fins poursuivies

Les renseignements que l’Ordre requiert de votre part, par exemple par le biais d’un formulaire, sont ceux qui sont nécessaires pour qu’il puisse traiter votre demande, agir selon vos préférences ou, de manière générale, assurer sa mission de protection du public.

L’Ordre recueille généralement ces renseignements directement auprès de vous. L’Ordre considère qu’en lui fournissant ces renseignements, vous consentez ainsi à ce qu’il les recueille. Dans certains cas, par exemple en ce qui concerne les opérations relatives à une pharmacie (achat, vente, ouverture, fermeture, déménagement, etc.), la loi vous oblige à transmettre à l’Ordre l’information requise dans des délais précis. Dans les autres cas, si vous refusez de fournir les renseignements nécessaires, il est possible que l’Ordre ne puisse traiter votre demande.

L’Ordre recueille également des renseignements personnels vous concernant auprès de tiers, lorsqu’il a votre autorisation à cet égard, ou encore, lorsque la loi le lui permet ou l’y oblige.

4. L’Ordre limite l’utilisation de vos renseignements personnels

L’Ordre utilise uniquement vos renseignements personnels aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Il demandera votre consentement pour toute autre utilisation qui n’aurait pas été préalablement prévue, sauf dans des situations où la loi le permet ou l’exige.

Au sein de l’Ordre, seuls ont accès à vos renseignements personnels les membres du personnel qui en ont besoin dans l’accomplissement de leurs fonctions. L’Ordre a mis en place des mécanismes internes afin d’assurer que chaque employé n’a accès qu’aux renseignements nécessaires à la réalisation des tâches qui lui sont assignées. Dans la même veine, des privilèges d’accès (lecture seule, modification, administrateur) ont été déterminés pour chacun.

5. L’Ordre ne communique pas vos renseignements personnels sans votre consentement

Règle générale, les renseignements personnels sont confidentiels. Ainsi, l’Ordre s’assure d’obtenir votre consentement avant de communiquer vos renseignements personnels à des tiers. Dans l’avis de cotisation et renouvellement annuel de l’inscription, par exemple, les membres font le choix de consentir ou non à ce que leur nom et leurs coordonnées fassent partie de listes que l’Ordre fournit sur demande à un organisme pour des raisons de santé publique, pour des ordonnances collectives, pour des projets de recherche, etc.

Certaines exceptions prévues à la loi permettent toutefois à l’Ordre de communiquer des renseignements personnels vous concernant sans votre consentement. C’est le cas notamment lorsqu’un organisme chargé de prévenir, détecter ou réprimer les infractions aux lois, tel que la Régie de l’assurance maladie du Québec, demande à l’Ordre de lui fournir un renseignement aux fins d’une poursuite pour infraction à une loi au Québec. Il pourrait également arriver que l’Ordre communique vos renseignements personnels à un avocat ou à un huissier chargé de recouvrer des amendes, frais ou honoraires qui lui sont dus; le cas échéant, ces professionnels sont assujettis aux mêmes obligations de confidentialité que l’Ordre.

La loi prévoit par ailleurs que certains renseignements personnels sont publics. Ces renseignements ne sont alors pas confidentiels et l’Ordre peut les communiquer sans votre autorisation préalable. Il s’agit notamment :

  • Du nom et du sexe d’un pharmacien;
  • Du nom du bureau ou de l’employeur d’un pharmacien;
  • De l’adresse et du numéro de téléphone du domicile professionnel et des autres lieux d’exercice d’un pharmacien;
  • Du numéro de membre d’un pharmacien;
  • De la mention du fait qu’un pharmacien est ou a déjà été radié ou que son droit d’exercice est ou a déjà été limité ou suspendu;
  • Du nom du pharmacien visé par une plainte disciplinaire;
  • Des renseignements contenus au dossier du conseil de discipline, dès la tenue de l’audience et sous réserve d’une ordonnance de non-divulgation, non-accessibilité, non-publication ou non-diffusion.

À cet égard, l’Ordre a élaboré une politique interne à l’intention des employés, qui énonce quels renseignements sont publics et peuvent donc être divulgués et lesquels doivent être gardés confidentiels. De plus, des formations sont périodiquement dispensées aux employés à ce sujet. Des personnes-ressources au sein de l’Ordre sont également identifiées pour aider les employés à répondre aux demandes qui impliquent la communication de renseignements personnels.

Par ailleurs, dès l’embauche, les employés de l’Ordre signent une affirmation solennelle de discrétion, par laquelle ils s’engagent notamment à respecter la confidentialité des renseignements dont ils peuvent avoir connaissance dans l’exercice de leurs fonctions.

6. L’Ordre limite la durée de conservation des renseignements personnels et procède à la destruction confidentielle de vos renseignements personnels

L’Ordre conserve vos renseignements personnels conformément à un calendrier de conservation. Ce calendrier établit la période durant laquelle l’Ordre conserve vos renseignements personnels, selon que ceux-ci concernent des dossiers actifs, semi-actifs ou inactifs.

La loi prévoit déjà la durée de conservation des renseignements concernant toute personne qui n’est plus inscrite au tableau de l’Ordre. Ces renseignements doivent être conservés jusqu’à la réinscription au tableau de cette personne ou, autrement jusqu’à son décès ou au 100ième anniversaire de sa naissance. La loi prévoit également que l’Ordre conserve les renseignements concernant une personne à qui une autorisation spéciale pour exercer la pharmacie au Québec est délivrée, même après que l’autorisation cesse d’avoir effet.

Quant aux autres types de renseignements personnels, leur durée de conservation a été déterminée conformément aux meilleures pratiques de conservation et d’archivage.

Les renseignements personnels contenus dans un dossier tenu sur support papier sont conservés, sous clé, dans le bureau de l’employé qui en a la charge ou au dépôt d’archives de l’Ordre.

Lorsque les fins pour lesquelles un renseignement personnel a été recueilli ont été accomplies, et conformément au calendrier de conservation, l’Ordre détruit irréversiblement ce renseignement personnel. La destruction s’effectue de manière confidentielle, soit : par déchiqueteuse manuelle ou par le biais d’une société spécialisée en déchiquetage certifié sécuritaire, s’il s’agit de renseignements sur support papier; ou par suppression informatique, s’il s’agit de renseignements sur support technologique.

7. L’Ordre assure la sécurité de vos renseignements personnels

L’Ordre prend les mesures de sécurité propres à assurer la protection de vos renseignements personnels et qui sont raisonnables compte tenu, notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support.

Ces mesures de sécurité sont explicitées dans le Cadre de gestion de la sécurité des actifs informationnels de l’Ordre.

8. L’Ordre respecte vos droits d’accès et de rectification

Vous avez le droit d’être informé de l’existence et de recevoir communication d’un renseignement personnel vous concernant. Pour la procédure à suivre à cet égard, veuillez vous référer à la section « Accéder à vos renseignements personnels » du site Web de la Commission d’accès à l’information. 

Lorsque vous recevez confirmation de l’existence d’un renseignement personnel vous concernant, vous pouvez, si vous jugez que ce renseignement est inexact, incomplet ou équivoque, demander que celui-ci soit rectifié. Pour connaitre la procédure à suivre, veuillez consulter la section « Rectifier vos renseignements personnels » du site web de la Commission d’accès à l’information.  

 

L’emploi du masculin dans la présente politique ne vise qu’à alléger le texte.

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